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【第二回】業務マニュアル化への不安



業務マニュアルを導入する目的はひとつ「利益を増やすため」です。

業務マニュアルの定義は、目に見えなかった「暗黙知」を目に見える「形式知」にすることで仕事を「仕組み化」しスタッフが働きやすい環境を整備すること。


目に見えることで、それが本当に必要な業務なのか?不要、もしくはより良い方法なのかわかります。

「標準」の方法を決めることで、「問題のある方法」と「もっと良い方法」も定義できます。
見えないモノや曖昧なモノは、個人レベルで習得はできても、複数人が漏れなく短時間に習得することはできません。


職人技術のようなものは、手触りや空気感などの目に見えない(数値化できない)ものを伝えなければならないので、マニュアルで伝えるよりも長い年月をかけて師匠の背中を見ながら学び盗る必要がありました。


しかし、一般のビジネスにおける業務と言われるものは、ある一定以上のレベル以外はすべて可視化可能であり、業務マニュアル化することが可能です。


そうは言ってもこんな不安が脳裏を過るのではないでしょうか?


不安: 誰がつくるの? スタッフに反対されるのでは?

不安: マニュアルつくっても使われる?棚に置かれるだけでは?

不安: マニュアルに載ってる事しかできないスタッフにならない?

不安: 更新できる? 古いまま何年も放置されるでは?


上記のような不安から、わざわざ費用をかけてまで、業務マニュアルを整備しようとはしないという決断をすることが多いのではないでしょうか。

お持ちの不安は弊社でも経験があり、クライアントからも良く相談を受ける内容です。
これら不安を乗り越えて、行動そして継続した企業が次のステージへ行くことができます。


決して簡単な道ではなく、弊社に依頼すればすぐに解決できるというものでもありません。
(短期間で簡単にできる解決は、短期間で簡単に元の状態に戻ってしまいます)


不安: 誰がつくるの?
    スタッフに反対されるのでは?
解決: 経営理念に基づいた「行動指針」は経営者もしく
    はそれに準ずる方が作ります
    スタッフの業務マニュアルは新人が作ります

不安: マニュアルつくっても使われる?
    棚に置かれるだけでは?
解決: 管理者が率先模範で業務マニュアルに基づいた
    行動と指導をします
    業務マニュアルを創る人、業務マニュアルを教える人
    業務マニュアルに沿って仕事ができる人の順に評価
    される人事制度にします

不安: マニュアルに載ってる事しかできない
    スタッフにならない?
解決: マニュアルを制作する人だけでなく、
    更新する人も「名前」が残り、尊敬される仕組み
    を導入します
    マニュアルの中にマニュアルを超えた対応ができる
    権限と範囲を明記します

不安: 更新できる?
    古いまま何年も放置されるでは?
解決: 同じ仕事を○年以上できない仕組みと卒業制度を
    導入します
    卒業課題として、マニュアルを更新ことを課題とします
    マニュアルを管理する部門をつくります

本来より複数の「仕組み」を機能させて多方面からマニュアル化を継続進化させ、利益が増える企業文化を構築します。

つまり過去の失敗や挫折は、業務マニュアル化を「マニュアルをつくること」目的としてしまい、本来の目的である「利益を増やすこと」まで辿り着けなかったことが原因です。


利益を増やすための業務マニュアル導入は「業務マニュアル」が継続的に使われるように、評価制度や仕事の仕方そのものへもアプローチが必要です。


「業務マニュアル化を推進することは自分達の利益になる」という意識をまずは、あなたの右腕に理解してもらうことからはじまり、一人一人とスタッフに伝わっていくことが成功の鍵です。


最初は一人の賛同者から始まり徐々に協力を得ながら、時に時間をかけて説得し、辛抱強く成長を期待して待つ忍耐力が求められます。とうてい一人では、心が折れてしまうような辛い道のりです。


だからこそ、同じ経験をしてきた我々のサポートが必ず役立ちます。
中国で15年間のビジネス経験があり、マニュアルのスペシャリストとしての経験をぜひ御社の成長に役立ててください。


業務マニュアルに関するお問い合わせ、相談は下記まで
Firefly Creation Shanghai
メール:fcs@firefly-sh.com

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