Firefly Creation Shanghai

今年こそは業務マニュアルを!


「今年の目標にはしてみたものの、日々の業務に追われる毎日でなかなか業務マニュアル制作なんて時間は創れないどうすればいいでしょうか?」
仕事には優先順位をつける上で良く使われる四つの分類
① 緊急性があり、重要な仕事
② 緊急性があり、重要ではない仕事
③ 緊急性がなく、重要な仕事
④ 緊急性がなく、重要ではない仕事
①の優先順位が高いのは当然ですが、意外とやってしまっているのが、②の緊急性があり、重要ではない仕事。
部下のいない一般社員が緊急性を優先するのは問題ないのですが、もし部下を持つ管理職や経営者が②を優先していたら、要注意です。
管理職の仕事とは、緊急性の高い仕事を対処することではなく、「緊急性の高い仕事が発生しないような環境を整える」こと、つまり緊急性の高い突発的な仕事が発生した時でも、重要度が低い案件であれば、部下に任せていかなければなりません。
また一般社員は期限が迫った仕事に対しては、真剣に取り組む事ができますが、重要性が高いという認識はあるものの、緊急性がない(時間に余裕があり、まだ手をつけなくても何とかなっている)仕事に対しては、問題になったり、緊急性が発生するまで、取り組む事がなかったりします。
この一般社員ができない仕事に取り組み、長期的な視点で重要な仕事に対して準備しておくことが、管理者の務めです。もっと言えば「緊急性がある仕事」の発生を未然に防ぐことが重要な仕事の中でも、最重要課題ということです。
日々の業務に追われている時こそ、その業務が本当に「重要な仕事」なのか?再考してみてはいかがでしょうか?その仕事を部下に任せることで、「本当に重要な仕事」に着手する時間を創ることができるかもしれません。
わかっているようで、意外と見えない自分の仕事。
「本当に重要な仕事」とは何か?適切なデータを元に業務マニュアル化を推進します。
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