苦労して「業務マニュアル」を制作しても、結局それが使われずに放置されたり、更新ができずに古いものを使い続けて業務改善を妨げているという話をよく聞きます。
実際弊社にご相談されるクライアントも、一度自社で業務マニュアル化を推進したものの、結局途中で挫折してしまったという経験をされています。
それらの問題は、業務マニュアルを制作することを目的にすると起こります。
本来業務マニュアルは、組織を活性化させることがその目的です。
業務マニュアルを導入した為に逆に組織が停滞してしまえば、せっかく時間とお金をかけて行ったことが全て無駄になるだけでなく、逆効果です。
そうならない為にも、業務マニュアル制作を行う前に、以下の仕組みを制作プロセスに組み込まなければなりません。
１：マニュアルを制作した人が評価される仕組み
２：マニュアルを更新した人が名誉を感じられる仕組み
３：マニュアル化によって仕事が楽になったと感じられる仕組み
５：マニュアル理解を定期的に試験できる仕組み
この４つの仕組みを導入しなければ、業務マニュアルは失敗してしまいます。
業務マニュアルを人事制度と連動させることが、重要です。
業務マニュアル化を単体で捉えスタッフに強制して制作させても良いモノができないばかりか、モチベーションが下がり通常業務にも悪影響を及ぼします。
人事評価の制度の中に業務マニュアルを創る人が最も評価され、正しく理解し、遂行できる人が次に評価されスタッフ一人一人が業務マニュアルの恩恵を実感できる仕組みを導入することが、成功への近道です。
業務マニュアルに関するお問い合わせ、相談は下記まで
Firefly Creation Shanghai
メール：fcs@firefly-sh.com
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